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RUTEC: El registro de sus colaboradores extranjeros en Colombia

El Registro Único de Trabajadores Extranjeros en Colombia “RUTEC”, fue creado mediante la Resolución No. 4386 del 9 de octubre de 2018 por el Ministerio del Trabajo, tiene como finalidad, la implementación de una plataforma que brinde información sobre las personas extranjeras que hagan parte de la fuerza laboral en el territorio colombiano independientemente de su forma de vinculación.

¿Quiénes están obligados a inscribirse?

  • Empresas privadas que cuenten con personal extranjero, ya sea mediante contrato de prestación de servicios o como empleados con contrato laboral en sus diversas modalidades.
  • Empresas y/o Entidades del sector público que cuenten con personal extranjero, ya sea en calidad de servidores públicos, contratistas o trabajadores directos.  

¿Qué pasa con las personas naturales que tienen negocios? ¿También están obligados a registrar a los extranjeros que trabajan con ellos?

Si bien, la norma no es muy clara en este aspecto, la respuesta es SÍ, toda persona natural o jurídica que en su calidad de comerciante y en desarrollo de su actividad económica vincule a personal extranjero, debe realizar el registro en el RUTEC. El sistema permite aclarar al momento de la inscripción si usted es encargado de los extranjeros como persona jurídica o como persona natural.

¿Cómo se realiza el registro?

El registro se realiza mediante la página web del Ministerio del Trabajo y para ello se necesita lo siguiente:

  • Lo primero es realizar el registro de la empresa o persona natural en el Registro Único de Empresas “RUE”, esto se realiza en la misma página del Ministerio del Trabajo. Se debe tener en formato pdf una copia del documento de identidad del representante legal y un certificado de existencia y representación.
  • Posteriormente se recibe un correo con los datos de acceso a la plataforma del RUTEC (usuario y contraseña) y desde ahí se podrá realizar la inscripción de cada uno de los extranjeros que trabajen en la empresa.
  • Se solicitan datos básicos del extranjero como nombre completo, número de identificación, tipo de contrato por el cual se encuentra vinculado, duración del contrato, idiomas que habla, nivel de estudios, lugar de residencia, entre otros.  

¿En qué consiste la actualización de los datos en el RUTEC?

La información en el RUTEC debe actualizarse cada vez que se realice la desvinculación de algún trabajador o contratista extranjero o cuando haya alguna modificación en la relación contractual que generó la inscripción, por ejemplo, renovación o extensión del término del contrato, cambio de contratista a trabajador directo, cambio en el lugar de residencia, etc.

¿En qué momento debo realizar la inscripción o las actualizaciones?

  • El plazo para realizar la inscripción de un nuevo colaborador extranjero es de ciento veinte (120) días calendario, es decir aproximadamente dos (2) meses, contados desde la celebración del contrato o desde la vinculación del extranjero a la empresa.
  • Para la inscripción de los trabajadores extranjeros que ya se encontraban vinculados antes de la entrada en vigencia de la norma, esto es el 9 de octubre de 2018, las empresas contaban con un término de ciento veinte (120) días calendario, es decir aproximadamente dos (2) meses para realizar dicho procedimiento. Este plazo venció el 9 de diciembre de 2018.

Si aún no ha realizado el registro de sus trabajadores extranjeros le recomendamos que lo haga lo antes posible con el fin de evitar sanciones y multas por parte del Ministerio del Trabajo.  

  • En el caso de las actualizaciones, estas se deben realizar dentro de los treinta (30) días calendario siguientes al hecho que genera la novedad.  

¿Qué pasa si no hago el registro o las actualizaciones?

El Ministerio del Trabajo, tiene facultades para iniciar investigaciones por el incumplimiento de esta obligación y con ello podrá interponer multas que oscilan entre uno (1) y cinco mil (5.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Si tiene cualquier duda adicional sobre el RUTEC o desea que Calec Abogados realice el registro por usted, no dude en contactarnos a los teléfonos 316 491 7015  – (1) 552 3406 o a los correos electrónicos diana.buenanos@calec.com.co

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