Las Empresas BIC son sociedades con un propósito ambiental y social que cuentan con prácticas empresariales alineadas a los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) de las Naciones Unidas y que buscan no solo el beneficio de sus accionistas, sino de toda la comunidad y los diferentes actores que se relacionan con ella, a través de la creación de esta nueva condición legal.
Aunque mucho se habla de ellas y los beneficios que genera convertirse en Sociedad BIC, comparándolas con las tan conocidas Empresas B, la verdad es que poco se conoce sobre las obligaciones adicionales que debe cumplir un empresario que desea mantener su sello BIC como una especie de certificación ambiental y social para su negocio.
Si bien las BIC no son un nuevo tipo societario, si cuentan con obligaciones legales adicionales a las que normalmente deben cumplir las personas jurídicas que se constituyan en Colombia. A continuación, les contamos sobre cuatro de ellas:
Elaboración anual del Informe de sostenibilidad o Reporte de Gestión BIC: Este reporte tien
Como fin promover la gestión, la evaluación y el reporte consciente de la sostenibilidad y el desempeño económico, ambiental y social de las compañías, para esto, la Superintendencia de Sociedades (en adelante Supersociedades) en su calidad de entidad supervisora de las Sociedades BIC, definió que los estándares internacionales que pueden ser aplicados son los siguientes:
§ La Certificación de Sociedad Tipo B de B Corporation.
§ Los Estándares GRI del Global Reporting Initiative.
§ La norma ISO 26000 de Responsabilidad Social Empresarial de la International
Organization for Standardization
§ La Guía para los Objetivos de Desarrollo Sostenible (SDG Compass) de las Naciones
Unidas, el World Business Council for Sustainable Development y el GRI.
§ La serie de normas AA1000 de Relacionamiento y Responsabilidad Social de
AccountAbility
Desde nuestra experiencia en el acompañamiento y apoyo en la elaboración de informes de sostenibilidad para nuestros clientes, CALEC Abogados recomienda el uso de los Estándares GRI de la Iniciativa de Reporte Global, no solo porque su uso es gratuito, sino también porque actualmente el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y las Cámaras de Comercio de distintas ciudades, están generando varios espacios de aprendizaje sobre su uso y aplicación para las Sociedades BIC en Colombia.
1. Presentación de información financiera y no financiera mediante el aplicativo SIRFIN a la Superintendencia de sociedades: Si bien algunas empresas en el país ya tienen la obligación de presentar su información financiera ante la Superintendencia de Sociedades[1] de manera anual, normalmente esto aplica para compañías de un tamaño considerable, todas las Sociedades BIC sin importar si son microempresas, deben cumplir con esta obligación.
Para ello, la Supersociedades, les genera cada año una licencia especial en el Sistema Integrado de Reportes Financieros “SIRFIN”[2], un aplicativo manejado por la entidad y donde se debe reportar la información financiera de la compañía en un archivo XBRL y posteriormente una vez se presenta está información y se le da a la Sociedad BIC un radicado, se debe anexar la información no financiera solicitada por medio del sistema de gestión documental de la Superintendencia.
Se que suena un poco aterrador, sin embargo, es un tema muy sencillo de manejar si se tiene la capacitación correcta, por eso en CALEC podemos enseñarte a usar correctamente el sistema e incluso ¡podemos subir la información por ti!
2. Inclusión y aprobación del reporte de gestión BIC en el informe de gestión de fin de ejercicio social en la Asamblea Ordinaria Anual: Teniendo en cuenta la primera obligación legal especial de las BIC que es la elaboración del informe de sostenibilidad o reporte de gestión BIC, las empresas que tengan esta condición deben incluir dentro de su informe de fin de ejercicio esta información y presentarlo a la Asamblea de accionistas en la Reunión Ordinaria que se debe realizar cada año antes del 31 de marzo de cada año.
Es importante no olvidar que de esta reunión debe elaborarse el Acta correspondiente, el cual debe cumplir con todos los requisitos legales y registrarse en el libro de actas de la empresa. Para esto también puedes contar con el apoyo de CALEC.
3. Asistencia a las visitas administrativas de carácter pedagógico, de supervisión o sancionatorio realizadas por la Superintendencia de Sociedades: Finalmente, sabemos que la Supersociedades, ha empezado a citar a las diferentes Sociedades BIC a reuniones virtuales o visitas administrativas de carácter pedagógico, en las que se revisa a detalle el cumplimiento de las obligaciones antes mencionadas, así como algunos documentos adicionales que solicitan de manera previa a la reunión y que deben ser explicados al funcionario por parte de los empresarios de la compañía.
Recuerda que si bien en la actualidad estas visitas son de carácter pedagógico y buscan que la empresa entienda, cómo cumplir con sus obligaciones, la Superintendencia de Sociedades, al ser la entidad que vigila a las Sociedades BIC, tiene la posibilidad de quitarles a las compañías esta condición, si considera que las mismas no están cumpliendo con los compromisos legales a su cargo.
Por esta razón, es muy importante prepararse y tener toda la información clara y completa para estas visitas administrativas a las cuales uno de nuestros profesionales especializados, pueden acompañarte.
Si requieres ayuda para cumplir cualquiera de estas obligaciones, no dudes en contactarnos a través del correo electrónico info@calec.com.co o el WhatsApp/Teléfono +57 320 223 1805[2], tenemos excelentes servicios especiales para las Sociedades BIC.
¡En CALEC Abogados, estamos para facilitar tu vida y la de tu empresa!